מדריך למערכת AMER Wedding – תכנון וניהול חתונה

• תמונת הפתיח, שמות הכלה והחתן, ותאריך החתונה (או קריאה לפעולה לקביעתו אם עדיין לא נקבע).
• לחיצה על תאריך החתונה פותחת עורך מהיר לשינוי התאריך ולשעת הגעת האורחים.
• כרטיסי סיכום לכל מודול (אורחים, תקציב, משימות) — כל כרטיס הוא קישור ישיר למסך המלא, ומוצג רק אם יש הרשאה למודול שלו.

• לכל אולם: מחיר למנה, טווח אורחים, כשרות, חניה, תמונות, יתרונות/חסרונות ודירוג אישי.
• כפתור "בחירה לחתונה" מסמן אולם כאולם הנבחר (בחירה חדשה מבטלת אוטומטית את הקודמת — יש רק נבחר אחד). האולם הנבחר מוצג תמיד ראשון ברשימה, עם מסגרת ירוקה.
• כפתור "לא מתאים" משאיר את האולם ברשימה (עם סימון אדום, בסוף הרשימה) כתזכורת — בלי צורך למחוק אותו.
• שדה "כתובת מדויקת" אינו חובה, אך אם האולם נבחר לחתונה — כדאי למלא אותו, כי הוא מוצג לאורחים בדף אישור ההגעה יחד עם קישור ניווט בוויז.

מסמנים "להשוואה" על כמה אולמות ברשימה, ולוחצים על כפתור ההשוואה שמופיע — טבלה אחת עם כל הנתונים זה לצד זה (ובנייד: כרטיסייה מתקפלת לכל אולם).

• ניתן להוסיף קטגוריות חדשות בתחתית המסך (מעבר לברירת המחדל: צילום, DJ, שמלה, איפור, שיער, פרחים, עיצוב, רב/עורך טקס, הסעות).
• סטטוס לכל ספק: בבדיקה / מועמד / נבחר לחתונה / לא מתאים — עם כפתורי פעולה מהירים ישירות על הכרטיס, בלי לפתוח מסך עריכה.
• בכל קטגוריה: הספק הנבחר תמיד מוצג ראשון, וה"לא מתאימים" בסוף.

אותו עיקרון כמו השוואת אולמות — לכל ספק: קטגוריה, מחיר שסוכם, מקדמה, יתרונות וחסרונות זה מול זה.

• אורחים מאורגנים בקבוצות (למשל "משפחת כהן") שאפשר לקפל ולהרחיב; לכל קבוצה סיכום מוזמנים/מגיעים/לא מגיעים.
• לכל קבוצה אפשר להגדיר "אחראי/ת" — משתמש שיראה (ויוכל לערוך) רק את הקבוצה הזו, אם אין לו הרשאה לצפות בכל קבוצות האורחים.
• כפתור "+" הצף למטה יוצר אורח חדש, עם אפשרות ליצור קבוצה חדשה "תוך כדי" בלי לצאת מהטופס.
• סינון לפי סטטוס אישור הגעה, ולפי "רק מי שעדיין לא נשלח לו קישור".

• מסמנים אורחים בתיבות הסימון (או לוחצים "סמן הכל" — מסמן את כל האורחים המוצגים כרגע לפי הסינון הנוכחי, נוח כשיש מאות רשומות), ואז לוחצים "שליחת אישורי הגעה לנבחרים".
• ההודעות נשלחות ברקע בהפרש של כ־30 שניות זו מזו (כדי לא להיחסם ע"י וואטסאפ), כך שאפשר להמשיך לעבוד במערכת בזמן שהשליחה מתבצעת.
• לכל אורח מוצג תאריך ושעה שבהם נשלח לו קישור (או "טרם נשלח") — כך שקל לסנן ולשלוח רק למי שעוד לא קיבל.
• הכפתור הזה מוצג רק אם הופעל במסך הגדרות (ראו סעיף 10 למטה).

• "שולחן חדש" — שם, קיבולת (מספר מקומות) וצורה (מלבני / עגול / מרובע / אליפסה).
• "מספר שולחנות" — יצירה מרובה בבת אחת: שם בסיס, כמות וקיבולת משותפת (למשל 20 שולחנות "שולחן גדול" בקיבולת 25, ובנפרד 10 "שולחן קטן" בקיבולת 15). כל קבוצת שולחנות שנוצרה יחד "זוכרת" את השיוך ביניהם: שינוי צורה לאחד מהם, במסך העריכה שלו, מציע להחיל את אותה הצורה על כל שאר השולחנות מאותה קבוצה בבת אחת.
• ברשימת השולחנות (במסך "שולחנות וסידור הושבה"): שולחנות עם אורחים מוצגים קודם, ושולחנות ריקים בסוף. כפתור אחד מקפל/פותח את כל הרשימה יחד.
• תג הקיבולת (למשל 16/20) הופך לאדום כשמספר המוזמנים בפועל עובר את קיבולת השולחן — המערכת רק מתריעה, ולא חוסמת שיבוץ מעבר לקיבולת.

אותו עיקרון כמו שיוך לקבוצה במסך אורחים: מסמנים אורחים בתיבות הסימון (מתוך "לא משובצים" או מתוך שולחן אחר), בוחרים שולחן יעד, ולוחצים "שיוך לשולחן". אפשר גם להוציא אורח בודד משולחן בלחיצה אחת.

מסך נפרד המיועד לניהול מהיר של השולחנות עצמם (לא של האורחים): כל שולחן עם תגית תפוסה, מחיקה בודדת, ומחיקה מרובה בעזרת תיבות סימון. מחיקת שולחן (בודדת או מרובה) לעולם לא מוחקת אורחים — היא רק מעבירה אותם ל"לא משובצים".

• גודל וצורת כל שולחן במפה נגזרים אוטומטית מהקיבולת והצורה שהוגדרו לו — שולחן ל־20 איש נראה גדול יותר משולחן ל־10, בלי צורך לכוון גודל ידנית.
• רשימת האורחים הלא-משובצים בצד מוצגת מקובצת לפי משפחות/קבוצות (בדיוק כמו במסך אורחים) — נוח לאיתור מהיר, אך לא חובה לשבץ לפי הקיבוץ.
• גוררים אורח בודד מהרשימה אל שולחן כדי לשבץ אותו, או בחזרה לרשימה כדי להוציא אותו.
• גרירת סמל כף היד ✋ ליד שם קבוצה גוררת את כל הקבוצה בבת אחת: המערכת משבצת כמה שנכנסים לפי המקום הפנוי בשולחן, ומשאירה את השאר (לדוגמה, קבוצה של 30 שנגררת לשולחן עם 20 מקומות פנויים — 20 ייכנסו, וה־10 הנותרים יישארו כקבוצה קטנה יותר ברשימה, מוכנים להיגרר לשולחן הבא).
• אפשר להוסיף למפה גם אלמנטים דקורטיביים — בר, רחבת ריקודים, חופה, עץ, במה, כניסה ועוד — למקם אותם בגרירה ולשנות את גודלם מהפינה שלהם.
• כפתורי ההגדלה/הקטנה (זום) שולטים על תצוגת המפה כולה, לצורך עבודה נוחה גם כשיש הרבה שולחנות.
• ריחוף עם העכבר או לחיצה על שולחן פותחים חלונית פרטים עם שמו, תפוסתו ורשימת האורחים המשובצים בו; ריחוף/לחיצה על אלמנט אחר (בר, עץ, במה...) מציגים את שמו בלבד.
• גרירה ושחרור דורשים עכבר — במובייל (ללא גרירה) אפשר לבצע את כל השיוכים באותה נוחות דרך מסך "שולחנות וסידור הושבה" הרגיל, עם תיבות סימון.

• אקסל — רשימת אורחים: שם, מספר מוזמנים ושולחן, לכל אורח במערכת.
• PDF — רשימת אורחים: אותם נתונים, בעימוד מודפס עם תמונת הפתיח ושמות הכלה והחתן בראש כל עמוד.
• PDF — לפי שולחנות: עמוד נפרד לכל שולחן שיש בו אורחים (קיבולת ורשימת מוזמנים) — שולחנות ריקים לא מקבלים עמוד. עמוד אחרון מרכז את כל האורחים שעדיין לא שובצו לאף שולחן.
• בתחתית כל עמוד PDF מופיע מספר העמוד וסימון AMER קטן.

• כל סעיף (למשל "צילום") מקושר לספק, עם סכום משוער וסכום סופי.
• בתוך כל סעיף: רישום תשלומים בפועל (סכום, תאריך, אמצעי תשלום), וצירוף קבצים — קבלות וחשבוניות.
• מסך "מקורות מימון" (נגיש מתוך אותו מודול) עוקב אחרי מי נותן כמה — הורים, חיסכון וכו' — מול סך ההוצאות בפועל.

• סטטוס: לביצוע / בתהליך / הושלם — הרשימה ממוינת קודם לפי סטטוס, ואז לפי תאריך יעד קרוב.
• אפשר לשייך כל משימה למשתמש אחראי מתוך אנשי הצוות של החתונה.
• חמש המשימות הפתוחות הקרובות ביותר מופיעות גם בלוח הבקרה.

• שם הכלה ושם החתן, תאריך החתונה, ושעת הגעת האורחים (נבחרת בקפיצות של חצי שעה — נוח למסך מגע).
• תמונת פתיח אחת של הכלה והחתן יחד — מוצגת גם בלוח הבקרה וגם בדף אישור ההגעה שהאורחים מקבלים.
• הפעלת שליחת אישורי הגעה לאורחים — הצ'ק־בוקס שקובע אם כפתור השליחה (במסך אורחים) מוצג בכלל. אם עדיין לא סימנתם אותו, תזכורת קטנה תופיע גם באזור עריכת תאריך החתונה בלוח הבקרה.

• הקישור האישי מזהה את האורח לבד; הדף שנפתח מציג את תמונת הפתיח, שמות הכלה והחתן, תאריך ושעת הגעה, ואם נבחר אולם — גם את שמו, כתובתו וכפתור ניווט בוויז.
• האורח בוחר: מגיע/ה 🎉, לא מגיע/ה 😢, או עוד לא יודע/ת 🤔 — ואם מגיע/ה, כמה אנשים בסך הכל (כולל עצמו/ה).
• לאחר השליחה מוצג דף תודה קצר, וכל הנתונים חוזרים מיד למסך האורחים אצלכם — כולל מספר המגיעים בפועל, לא רק "אושר/לא אושר".
• האורח יכול לחזור לאותו קישור ולעדכן תשובה בכל שלב עד לחתונה.